Noul loc de muncă vă cere să se ocupe de cantități mari de date, astfel încât ați decis să le organizeze într-o bază de date, atât pentru a le menține în ordine, fie prin manipularea acestora rapid și într-un mod simplu pentru a genera diagrame sau rapoarte. În acest sens, prietenul tău ți-a spus despreAccess, software-ul inclus în suita Microsoft Office proiectat pentru gestionarea bazei de date și, în mod curios, au decis să încerce să dau seama dacă este sau nu se poate face pentru tine. Dezavantajul, însă, este că nu aveți cea mai mică idee de modul de utilizare Accessși teme să nu fie suficient de practic pentru a reuși în intenția dumneavoastră.

Ei bine, eu sunt încântat să vă spun că sunteți în locul potrivit la momentul potrivit într-un rând, de fapt, îți voi da toate instrucțiunile de care aveți nevoie pentru a profita de Microsoft Access pentru a crea și menține managementul bazei de date, astfel încât el poate da în cele din urmă un logic la datele dvs. și, de ce nu, le actualizați în cel mai scurt timp. Nu te teme, acest lucru nu este operații complexe, este important să aibă idei clare cu privire la modul de organizare și de structura tuturor: să învețe ceea ce aveți nevoie pentru a începe chiar în cursul acestei lecturi.

Deci, ce credeți despre punerea în acțiune imediat? Stai pe spate, taie cateva minute de timp pentru tine și cât de mult mai am de spus despre utilizarea acestui software excelent: Sunt sigur că, la sfârșitul ghidului, veți fi perfect capabil de a crea și gestiona o bază de date creată adaptate pentru dvs. are nevoie. Acestea fiind spuse, nu vă pot decât să vă urez bunul lectură și o muncă bună!

  • Index Cum se instalează Access
  • Cum de a crea o bază de date în Access
    • Adauga
    • de date Crearea relatii tabele
    • efectua interogări
    • Genera rapoarte

Cum se instalează

Access l-am menționat deja acum câteva linii care Access face parte din suita Microsoft Office: acesta din urmă, cu toate acestea, nu este disponibil gratuit: puteți utiliza numai prin achiziționarea unei licențe de afaceri sau un abonament la Office 365 platforma; astfel încât accesul este disponibil în pachet, trebuie să achiziționați o licență sau mai în vârstă OficiulAcasă 365, cu preturi incepand de la 10 EUR/luni. Înainte de a cumpăra, puteți obține în continuare o versiune gratuită de încercare a Office pentru a vedea dacă accesul este soluția pentru dvs.

Nu sunteți sigur cum să descărcați Office gratuit? Nu-ți face griji, procedura este destul de simplu: conectat la Microsoft Office 365, faceți clic pe butonulde încercare gratuită timp de 1 lună paginaInternet, tastați e-mail și parola asociată contului dvs. Microsoft (dacă aveți unul, vă rugăm să creați urmând tutorialul meu special), apoi apasă butonulAccess.

În acest moment, completați formularele afișate în pagina următoare cu informațiile necesare. Doar să fie clar, nu anticipa că vi se va cere să specificați ometodăde plată: nu vă faceți griji, nu va fi perceput nimic până la sfârșitul perioadei de încercare de Office 365 (puteți dezactiva reînnoirea automată înainte de expirarea prin intermediul acestei pagini web ). După ce ați completat formularele, tot ce trebuie să faceți este să urmați instrucțiunile de pe ecran pentru a descărca și instala copia de testare Microsoft Office.

Aveți nevoie de clarificări suplimentare despre pașii de mai sus? Vă îndemn să vă uitați la ghidul meu despre cum să descărcați Office, în care am explicat totul în detaliu.

După configurare, puteți începe să accesați utilizând pictograma cu reședința înStart / Start Menu Screendepentru Windows (accesibilă făcând clic pe pictograma în formă de pavilion plasat în partea din stânga jos a ecranului) saudosarAplicațiilealemacOS.

Cum de a crea o bază de date în Access

Așa cum am menționat deja la începutul postului, crearea unei baze de date Access nu este complicat, dar nu este nevoie să știi exact criteriile utilizate pentru a organiza datele aflate în posesia dumneavoastră. Înainte de a continua și de a trece la acțiunea actuală, vreau să clarific conceptele fundamentale pentru ceea ce privește elementele care formează o bază de date.

  • Tabelul- acesta este un set delinii orizontaleșicoloane verticale. În coloanele (sau în câmpurile) sunt indicate proprietățileale elementului, în timp ce fiecare rând identifică un punct de referință precis. ProprietățiDorind să ia, de exemplu, un tabel de elevi, coloanele vor fi definitefiecare elev, câte unul pentru fiecare coloană: vom avea Nume câmp, Thecâmp Nume, Thecâmp Anul nașterii, domeniulCodul fiscal, domeniulAnul cursului, și așa mai departe. Fiecare rând, pe de altă parte, definește un singur student. Este necesar ca în fiecare tabel de Acces să fie specificate elemente omogene (adică având aceleași proprietăți).Entitatea- este numele
  • tehniccare definește elementele care fac parte dintr-o masă.Celula- aceasta este unitatea (cu valoarea atribuită) în care un rând și o coloană se intersectează.
  • Record- este setul de proprietăți ale unei entități specifice aparținând tabelului: cu alte cuvinte, înregistrarea este pur și simplu un rând al tabelului care definește un element precis.
  • Cheia primară- acesta este câmpul unui tabel care identifică în mod unic fiecare element. Cu alte cuvinte, cheia primară este o "proprietate unică" a unui obiect: dacă vrem să luăm exemplul elevului, am putea folosi coloana
  • codul fiscaldrept cheie primară. Deoarece este ușor de înțeles, două chei primare identice nu pot exista într-un tabel.Raportul- este "relația" care leagă două tabele care conțin chiar elemente distincte. De exemplu, tabelele
  • Eleviișiexamene, pot fi legate de la stânga la dreapta prin raportulpretinde(elev ia examenul) și raportulsusținut dede la dreapta la stânga (examen realizate de elev). Relațiile sunt folosite în baze de date formate din mai mult de o masă, atunci când elementele fiecăruia dintre ele trebuie să fie "conectate" într-un fel.Acum că sunteți familiarizați cu terminologia de bază asociat cu baza de date, este timpul pentru a te pune la locul de muncă, dacă nu ați făcut deja acest lucru, porniți programul

Access, faceți clic pe Blank Databasedesktop, cesionarilor un nume în baza de date tastând-o în caseta de text furnizată și dând click pe butonulCreate.La fel ca și celelalte componente Office, puteți profita de template-uri de baze de date de-a gata: puteți căuta utilizând zona de text corespunzător plasat în partea superioară (ex.

Product Management), faceți clic pe pictograma care cea mai bună cel mai bine satisface nevoile dvs. și apoi pe butonulCreare. Pentru comoditate, din acest moment mă voi referi la o bază de date goală.În mod implicit, Access creează un tabel care conține un IDcâmp

, deja setat pentru a fi uncheieprimară: Dacă doriți, puteți redenumi câmpul prin clic dreapta pe intrările corespunzătoare și selectândRedenumeștecâmp din meniul propus. Dacă, de exemplu, doriți să creați un tabel care conține o listă de elevi, puteți redenumi câmpulIDlaCodul Fiscal.Puteți defini

tipul de date pe care un câmp trebuie să conțină, precum și proprietățile sale, făcând clic pe câmp pentru a edita și apoi pe câmpul de intrare: puteți folosi meniul drop-downTipul de dateșiFormat(dacă este furnizat) pentru ao specifica. În acest exemplu, codul fiscal poate fi specificat catext scurt: puteți specifica lungimea sa maximă în casetaDimensiune câmp. În acest exemplu, codul fiscal este de lungă exact16 caractere.Dacă este necesar, puteți verifica casetaRequired

pentru a împiedica ca câmpul să fie lăsat necompletat. Pentru a adăuga un câmp nou, puteți profita de butoaneText scurt, Număr, valuta, data și ora, Da / Nușialțiicâmpuri în carteFields, sau faceți clic pe elementulclic pentru a adăugaplasate toate în interiorul mesei. Pentru a șterge un câmp, pur și simplufaceți clic pe el și selectațiȘtergeți câmpulelement din meniul propus.Adăugarea datelorAcum că ați creat în sfârșit structura mesei dvs., este timpul să o completați cu datele de care aveți nevoie! Nu vă faceți griji, operația este foarte simplă: faceți clic pe celula pe care doriți să o completați și introduceți datele pe care doriți să le atribuiți.Puteți trece de la un câmp la înregistrarea după ce apăsați

tasta Tab (de obicei, plasat deasupra tastei Shift de pe tastatură) și începe un nou record prin apăsarea butonului Enter

. Dacă ați atribuit atributulObligatoriuunui câmp (utilizând caseta relevantă, așa cum am explicat mai sus), trebuie să îi atribuiți o valoare înainte de a continua cu următoarea înregistrare.Pentru a șterge o înregistrare, nuFaceți clic dreapta pe caseta gri aflată în partea stângă a primului câmp care identifică, selectează vocea

Ștergerea înregistrărilor din meniul care apare și apoi apasă pe butonulDa.Odată ce masa este completă, o puteți salva apăsând butonulSalvați, butonul de dischetă

aflat în colțul din stânga sus al ecranului Access, oferind tabelului dvs. un nume.Puteți crea noi tabele în baza dvs. de date făcând clic pe secțiuneaCreare, situată în bara din partea superioară și apoi pe butonulTable pulsante.

Creați relații între tabele Cel mai simplu mod de a crea relații între două tabele este cu siguranță pentru a pune „în legătură“ cu lorchei primare: care doresc să se întoarcă la exemplul anterior, puteți crea o relație între entitățilede student

și examinarea

de Student„de tip sprijină“ examinare, creând o conexiune întrecheile care identifică în mod unic înregistrările fiecărui tabel, și anumeCodul fiscal șiexaminare cod. În termeni foarte simpli, această operațiune spune baza de date că studenții și examenele incluse în tabele sunt conectate într-un fel.Aparent, acest lucru este inutil să sune, dar vă garantez că nu este, pentru că, precum și atribuie o anumită ordine și o anumită coerență la setul de date de relații între tabele pot fi folosite pentru a genera practic raport: de exemplu, în cadrul mesei Student, un câmp ipoteticNumărul de examene acceptatepoate conține numărarea automată a relațiilor dintre înregistrarea elevului și elementele conexe ale tabelului de examinare. În acest fel, atunci când un student urmează să ia un examen, va fi suficient să actualizeze raportul, iar numărul total va fi generat automat la cerere.

Inclusiv utilitatea relațiilor, este timpul să trecem la subiect. Pentru a crea unul, faceți clic pe elementulinstrumente de baze de date plasate în partea de sus, apoi butonulrelații: de la panoul mic propusă, selectați primul tabel pe care intenționați să se angajeze în raport, apasă butonul

Adăugațiși repetați operația cu cele ulterioare. Odată ce toate tabelele necesare au fost adăugate, apăsați butonulClose.În acest moment, faceți clic pe noul panou Relationscare apare în ecranul de acces, selectați cu mouse-ul tastaprimar care identifică înregistrarea primului tabel (marcată cu o pictogramă în formă de bec), trageți-l pe

cheie primară al doilea tabel și apoi apasă pe butonul Create: apariția unei săgeți care conectează un tabel confirmă crearea raportului.După ce ați creat relațiile necesare, apăsați butonulClosedin partea de sus și apoi butonulYespentru a reveni la vizualizarea meselor.

Efectuați interogări Una dintre cele mai valoroase instrumente de acces, și, în general, al bazei de date relaționale, puteți efectuavizate interogări, definite în jargonul

interogare: aceste instrumente, în special, acestea sunt esențiale pentru a face orice tip de căutare în baza de date (de ex. „

arată numele examenelor de la 9 CFU“), pentru a modifica în întregime de blocare de înregistrare, sau chiar pentru a crea noi tabele sau rapoarte din tabelele existente (de ex." toți utilizatorii care au luat examenul de programare 1.În principal, există două tipuri de interogări: cele de selecție, care vă permit să arate rezultatul unei căutări în funcție de anumiți parametri, precum și cele de control al, care vă permite să efectuați modificări de lot pe mai multe înregistrări la un moment dat în pe baza unui criteriu specific de căutare.

Pentru a crea o interogare, faceți clic pesecțiunea Creareplasate în partea de sus, apoi pe butonulinterogare Structura: selectați tabelul pe care doriți să arate rezultatele din meniul propus, apasă

butonul Adaugăși în cele din urmă peÎnchide. Apoi faceți clic pe panoulQuery1 pannello care apare pe ecran.Inițial, ecranul poate parea un pic complicat, dar este, de fapt, una dintre cele mai puternice caracteristici de acces: faceți clic pe celulacâmp la stânga, selectați un câmp tabel folosind meniul oferit în jos și faceți clic pe pentru ao adăuga la interogare, repetați operația cu următoarele câmpuri.În acest moment, puteți să vă perfecționați căutarea prin ajustarea diferitelor intrări din tabelul mic prezentat mai jos, modificându-le astfel.Sortare- puteți sorta rezultatele căutării dvs. în funcție de un anumit câmp prin setarea elementelor ascendente sau descendente corespunzătoare câmpului în sine.

Afișați- punând bifa în casetă, câmpul este afișat în rezultate.

Criterii - aici puteti seta criteriile utilizate pentru a rafina rezultatele în funcție de domeniul ales (de exemplu, a se vedea studenții al căror an este mai mare sau egal cu).

  • Sau- secțiune utilă pentru specificarea operațiilor de îmbinare logică.
  • Odată ce interogarea a fost corect definită, apăsați butonulRun
  • : un tabel care conține rezultatele interogării va fi generat în zbor.Dacă sunteți familiarizat cu limba SQL și să îndeplinească operațiunile de control (
  • ALTER, alăturați-vă,

CROSS-TE și așa mai departe), puteți utiliza butoanele de pârghie

Actualizare,Eliminare,Se trece prinșiQueuingpe ecranulStructură vizualizareanalizate mai devreme. Dacă doriți să dați manual instrucțiuni SQL, apăsați butonulData Definition pulsante pentru a continua.Generarea de rapoarteGenerarea unui raport este cu siguranță cel mai rapid mod de a obține acces imediat la datele pe care doriți să le analizați în baza de date. Doar pentru a vă da un exemplu, revenind la baza de date elevilor / examene, poate doriți să genereze un raport care arată toți elevii care au luat examenul de programare 1.După cum vă puteți imagina, puteți crea un raport de la un tabelsau unspecific de interogaredefinită prin procedura pe care am subliniat doar acum: în general, trebuie să faceți este să faceți clic pe masă sau interogarea interese vă genera raportul, pentru a aduce în secțiunea Creare

,

apăsarea butonului r Expert APORTși urmați instrucțiunile de pe ecran pentru a defini ce câmpuri pentru a include, criteriile de urmat și, eventual, gruparea opțiuni. După ce a generat raportul, puteți modifica structura deFaceți clic dreapta pe elementul relevant plasat în casetaRaport a panoului din stânga și selectați modul Designdin meniul contextual propus.Din păcate, nu pot fi mai specific cu privire la această operație, deoarece cazurile care urmează să fie analizate ar fi cu adevărat multe și nu ar fi de ajuns lungimea acestui ghid pentru a le analiza pe toate. Ceea ce pot garanta, totuși, este doar o mică practică de a vă familiariza cu acest instrument puternic!De fapt, odată ce aveți experiența necesară, veți avea nevoie doar de câteva secunde pentru a accesa doar partea de date pe care doriți să o analizați, optimizând astfel timpul disponibil și creșterea productivității: aceasta este puterea accesului , nu găsești?