Ați primit recent sarcina de a crea un raport al ultimei luni lucrătoare pentru a fi păstrat în arhivele companiei dvs. Aceasta nu ar fi deloc o problemă, dacă nu vi s-ar fi cerut să salvați totul în format PDF / A: nu ați auzit niciodată de acest tip de fișier, deci nu aveți nici cea mai vagă idee despre cum se creează PDF / A și aveți nevoie de ajutor imediat și concret, deoarece temuta zi-limită se apropie din ce în ce mai mult!
Ei bine, mă bucur să vă informez că vă aflați în ghidul potrivit pentru consultare: în rândurile următoare, de fapt, intenționez să vă explic în detaliu cum să creați documente în format PDF / A folosind o serie de programe și online Servicii. Cu toate acestea, înainte de a continua, permiteți-mi să vă ofer mai multe informații cu privire la acest subiect: formatul PDF / A este o „variantă” a formatului PDF clasic, conceput în principal pentru arhivarea pe termen lung a fișierelor. Cu alte cuvinte, salvarea unui document în PDF / A înseamnă păstrarea formatului său în timp, asigurându-vă astfel că fișierul în cauză este afișat întotdeauna în același mod, indiferent de dispozitivul și programul folosit pentru a face acest lucru.
Acum, că aveți o idee clară a scopului precis al formatului PDF / A, a sosit momentul să ajungeți la esența problemei: faceți-vă confortabil, luați-vă timp liber pentru a vă dedica mie și citiți cu mare atenție ce Trebuie să explic pe această temă. Sunt sigur că, la sfârșitul acestei lecturi, veți putea crea perfect documente în format PDF / A, astfel încât să vă satisfaceți șef tocmai la timp pentru perioada de raportare a companiei. Acestea fiind spuse, trebuie doar să vă doresc citire bună și muncă bună!
conectat la site-ul web LibreOffice, faceți clic pe buton Descărcați LibreOffice x.y.z pentru a porni imediat descărcarea fișierului de instalare, lansați programul pe care tocmai l-ați descărcat și urmați cu atenție instrucțiunile de pe ecran pentru a finaliza procedura de instalare: pe Windows, acest lucru duce la apăsarea butonului de mai multe ori Redirecţiona până când ajungeți la sfârșitul procesului de instalare.
Dacă utilizați un Mac, în schimb, trebuie să trageți pictograma LibreOffice în dosar Aplicații de macOS folosind fereastra care apare pe ecran. Mai mult, pentru a traduce programul în limba italiană, trebuie să descărcați și pachetul de limbă suplimentar (ceea ce nu este necesar, totuși, în versiunea Windows): faceți clic pe butonul Interfață utilizator tradusă disponibil pe pagina de descărcare a programului.
În acest moment, porniți LibreOffice (făcând clic dreapta pe pictograma sa din folder Aplicații și selectarea elementului Tu deschizi din meniul contextual, pentru a trece de restricțiile macOS asupra aplicațiilor de la dezvoltatori necertificați la prima pornire) și închideți-l apăsând cmd + q pe tastatură. Odată ce ați făcut acest lucru, porniți fișierul de pachet lingvistic (de ex. LibreOffice_xy_langpack_it.dmg), faceți dublu clic pe pictograma sa atașată la fereastra afișată pe ecran și apăsați butoanele Aprilie este Instalare pentru a instala interfața cu utilizatorul în limba italiană.
După finalizarea fazei de configurare, începeți LibreOffice chemându-l din dosar LibreOffice din meniu start de Windows (accesibil prin pictograma steag situat în colțul din stânga jos al ecranului), din folder Aplicații din Mac sau din Vizualizare activitate de Linux, apoi selectați, din ecranul de întâmpinare al programului, tipul de document care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. (de ex. Noul scriitor de documente).
În acest moment, tot ce trebuie să faceți este să completați documentul cu informațiile dorite; dacă, pe de altă parte, doriți să creați un fișier PDF / A pornind de la un document existent, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe meniu Fișier> Deschidere din aplicația aleasă și selectați, folosind managerul de fișiere afișat pe ecran, documentul asupra căruia intenționați să acționați.
În orice caz, după ce ați terminat de efectuat modificările necesare, puteți crea fișierul în format PDF / A accesând funcția de export a documentului: pentru a face acest lucru, faceți clic pe meniu Fişier aflat în colțul din stânga sus al programului, selectați elementul Exportați ca și apoi faceți clic pe opțiune Exportați în format PDF ....
Imediat după, pe ecran este afișată o casetă de dialog care vă permite să alegeți între numeroase opțiuni pentru salvarea PDF-ului rezultat; pentru a putea salva în format PDF / A, puneți bifa lângă element Arhivă PDF / A-1a (ISO 19005-1) situat chiar sub cutie General, faceți clic pe buton Export aflat în partea de jos și alegeți calea pentru a salva fișierul PDF / A pe care tocmai l-ați creat. Nu a fost deloc dificil, nu-i așa?
Microsoft Office (Windows)
În ceea ce privește crearea și gestionarea documentelor de birou, Microsoft Office este, fără îndoială, una dintre cele mai complete soluții: ca atare, o opțiune de a exporta documente în format PDF / A nu ar putea lipsi din programele sale! Înainte de a continua, am o premisă importantă de făcut: deși Microsoft Office este disponibil și pentru Mac, această versiune nu are funcționalitatea pentru crearea fișierelor în format PDF / A. Deci, dacă aveți un computer echipat cu macOS, vă sugerez să consultați una dintre celelalte soluții raportate în acest ghid.
După cum știți cu siguranță, pentru a utiliza Microsoft Office pentru Windows, trebuie să achitați niște bani: suita este disponibilă la abonare la Office 365 (cu prețuri începând de la 7 € / lună) sau prin achiziționarea unei licențe Office Home & Student 2016 pentru PC, la prețul de Taxă unică de 149 €.
Cu toate acestea, dacă aveți nevoie urgentă de programele suite, puteți profita de o lună de abonament gratuită la Office 365 Home: pentru a face acest lucru, conectat la această pagină web, faceți clic pe butonul Încercați gratuit timp de 1 lună, introduceți detaliile contului dvs. Microsoft în fereastra următoare și specificați, la cerere, o metodă de plată validă (pentru primele 30 de zile de la utilizarea serviciului, nu se va percepe absolut nimic). Dacă nu aveți deja un cont Microsoft, îl puteți crea urmând instrucțiunile pe care vi le-am dat în al meu tutorial tematic.
La sfârșitul procedurii de înregistrare, vi se va trimite prin e-mail linkul pentru a descărca fișierul de instalare Office: după finalizarea descărcării, porniți programul descărcat și urmați instrucțiunile de pe ecran pentru a-l instala pe computer.
Amintiți-vă că, pentru a evita taxele nedorite după primele 30 de zile de utilizare a Office, trebuie să anulați reînnoirea automată a abonamentului: pentru a face acest lucru, conectat la acest site web, introduceți acreditările contului Microsoft cu care ați descărcat Office, faceți clic pe voce Anulare corespunzător descrierii abonamentului și urmați instrucțiunile afișate pe ecran pentru a anula reînnoirea automată. În caz de probleme sau pentru instrucțiuni mai detaliate despre descărcarea Office, vă îndemn să aruncați o privire la ghidul meu specific despre cum să descărcați Office.
După finalizarea fazei de instalare Office, porniți programul cel mai relevant pentru documentul pe care intenționați să îl creați (de ex. Microsoft Word) amintindu-l din Meniul Start de Windows, apasă butonul pentru crearea unui nou document (de ex. Document gol) și completați-l cu informațiile de care aveți nevoie. Dacă ai nevoie să creați PDF / A dintr-un document existent, faceți clic pe secțiune Fişier situat în partea stângă sus, apoi pe buton Tu deschizi, selectați sursa pe care se află documentul (de ex. Acest PC) și utilizați panoul următor pentru a merge la calea sa și a-l importa în program.
Cu toate acestea, după ce ați finalizat modificările, faceți clic din nou pe meniu Fişier situat în partea stângă sus, selectați butonul Export și apoi faceți clic pe buton Creați PDF / XPS pentru a începe procedura de export. În fereastra următoare, tastați a Nume pentru a aloca fișierului și asigurați-vă că în meniul derulant Salvează ca se specifică formatul PDF, apoi apasă butonul Opțiuni ... plasat puțin mai jos, puneți bifa lângă element Conform cu ISO 19005-1 (PDF / A) și faceți clic pe butoane O.K este Publica pentru a finaliza salvarea documentului.
PDFCreator (Windows)
Așteptați, îmi spuneți că trebuie să salvați un fișier gata în format PDF / A, dar care nu este compatibil cu programele menționate mai sus? Atunci cred că am soluția potrivită pentru tine! PDFCreator este software pentru Windows care adaugă o „imprimantă virtuală” la sistem, capabilă să genereze fișiere PDF din orice program care include funcționalități de imprimare.
Am ajuns la fața locului și ți-a atras atenția acest program? Perfect, apoi să trecem la practică: mai întâi, conectat la pagina de descărcare PDFCreator, apăsați butonul Descarca și repetați operația cu butonul Descarca corespunzător secțiunii PDFCreator gratuit pentru a începe să descărcați versiunea gratuită a programului, mai mult decât suficient pentru obiectivul pe care vi l-ați stabilit.
După ce ați făcut acest lucru, porniți fișierul pe care tocmai l-ați descărcat (de ex. PDFCreator-3_2_2-Setup), apasă butoanele Da este O.K, puneți bifa lângă casetă Setari avansate, apăsați butonul de 3 ori Redirecţiona, selectați elementul Instalare minimă din meniul derulant propus, faceți clic din nou pe buton de 3 ori Redirecţiona și finalizați procedura de configurare apăsând butoanele Instalare, Nu multumesc, Ocolire este Sfârșit.
Jocul este gata practic: deschideți ca de obicei fișierul pe care doriți să îl convertiți în format PDF / A, accesați opțiunile de imprimare ale programului pe care îl utilizați (mergând, de exemplu, la meniu Fișier> Tipărire sau apăsând combinația de taste Ctrl + P), alegeți imprimanta virtuală PDFCreator din lista de imprimante disponibile și apasă butonul O.K /Imprimare pentru a accesa fereastra de configurare a programului.
În acest moment, selectați elementul PDF / A (conservare pe termen lung) din meniul derulant Profil atașat la noua fereastră care se deschide pe ecran, dacă doriți, tastați informațiile pe Titlu, autor, subiect este Cuvânt cheie a documentului, dacă este necesar, setați calea de salvare a acestuia, apăsând butonul […] și finalizați exportul făcând clic pe buton Salvați.
Notă: pentru o mai mare compatibilitate, puteți utiliza formatul „vechi” PDF / A-1b, în loc să îl utilizați pe cel sugerat de program (PDF / A-2b). Pentru a face acest lucru, în fereastra PDFCreator, faceți clic pe pictogramă PDF / A-2b aflat în colțul din stânga sus și selectați elementul PDF / A-1b din lista de opțiuni propuse, apoi salvați fișierul ca de obicei.
site-ul web al serviciului, apasă butonul Alegeți fișier / Încărcați fișier plasat pe pagina care se deschide pe ecran și utilizați panoul următor pentru a selecta documentul de convertit. Odată ce ați făcut acest lucru, setați intrarea PDF / A în meniul derulant Format de iesire, lăsați terenul neschimbat Intentie de iesire și setați, în meniul derulant metoda de livrare, vocea Așteptați conversia în browser dacă doriți să descărcați fișierul prin browser sau prin voce Trimite-mi un link către document dacă doriți să primiți prin e-mail linkul pentru a descărca fișierul convertit (în acest caz, va trebui să vă eliberați adresa de e-mail).
După finalizarea acestei faze, apăsați butonul Încărcați și convertiți pentru a încărca fișierul și a începe procesul de conversie a fișierului. După finalizarea conversiei, fișierul va fi descărcat automat sau un link de descărcare va fi trimis la adresa dvs. de e-mail, în funcție de alegerea făcută mai devreme.
Dacă DocuPub nu a reușit să vă ofere rezultatul dorit, știți că există mai multe alternative la acest portal: doar pentru a vă oferi câteva exemple, chiar și servicii precum ZamZar sau iLovePDF oferă posibilitatea de a crea PDF / A pornind de la documentele existente. Vă sugerez să aruncați o privire la ghidul meu despre cum să convertiți PDF / A pentru a obține mai multe informații despre acest subiect: sunt sigur că nu veți regreta!
