La fel ca literele clasice de hârtie, care atunci când se acumulează ajung să aglomereze prea mult spațiu și să facă bibliotecile și birourile inutilizabile, e-mailurile pot aglomera în căsuța de e-mail a conturilor de e-mail ajungând să creeze confuzie și să „mănânce” spațiu pe disc inutil (în cazul în care de clienți de e-mail offline). Prin urmare, este necesar să le arhivați pentru a face o anumită comandă. Cum spui? Aceasta este exact problema cu care ați dori să rezolvați astăzi Outlook, faimosul client de e-mail dezvoltat de Microsoft, dar nu știi cum să procedezi? Și apoi cred că ați ajuns la locul potrivit, la momentul potrivit!
De fapt, în următoarele paragrafe, vă voi explica în detaliu cum se arhivează e-mailurile în Outlook: Vă voi arăta procedura de urmat în versiunea clasică a software-ului pentru Windows și macOS, în versiunea sa online și în varianta sa mobilă pentru Android, iOS și Windows 10 Mobile. Din motive de completitudine, vă voi arăta și cum să arhivați e-mailurile dintr-un cont Outlook sincronizat cu clienții de e-mail „alternativi”.
Deci, sunteți deja în „posturile de comandă”, gata să începeți? Da? Perfect! Faceți-vă confortabil, luați tot timpul necesar pentru a vă concentra asupra citirii paragrafelor următoare și, mai important, implementați „sfaturile” pe care vi le voi oferi. Sunt sigur că, dacă urmați sugestiile mele pas cu pas, veți putea finaliza „afacerea” dvs. astăzi cu un efort minim. Bucurați-vă de lectură!
tutorial), știți că vă puteți baza pe funcția de arhivare specifică, care vă permite să mutați automat mesajele mai vechi într-un folder separat de restul e-mailurilor, ordonând astfel căsuța de e-mail și „simplificând” baza de date a programului în același timp.
Înainte de a vă arăta diferiții pași de urmat pentru arhivarea e-mailurilor în Outlook, vreau să vă spun că, pentru a scrie acest ghid, l-am folosit Microsoft Outlook 2016 care, la momentul scrierii, este cea mai recentă versiune a programului din suita Office a gigantului Redmond. În orice caz, instrucțiunile de mai jos pot fi efectuate și pentru versiunile mai vechi ale programului (începând cu versiunea 2007, în practică, toate cele care au interfața cu file Panglică). După ce am făcut această clarificare, putem lua măsuri.
Windows
Dacă utilizați versiunea Outlook pentru Windows, faceți clic pe buton Fişier situat în partea stângă sus și selectați contul de e-mail pentru care doriți să setați arhivarea automată a mesajelor din meniul derulant situat sub titlu Informatii despre cont (nu este necesar dacă aveți o singură adresă de e-mail configurată în program).
În acest moment, apăsați butonul Instrumente (pictograma fișierului cutie poștală cu pensulă) și faceți clic pe intrare Curățați elementele vechi ... din meniul care apare. În fereastra care se deschide, bifați elementul Arhivați folderul și toate subfolderele, selectați din meniul derulant Arhivează elemente antecedente data de referință de la care să începeți arhivarea mesajelor și apăsați butonul O.K pentru a salva setările. Dacă doriți să salvați fișierul cu e-mailurile stocate într-un alt folder decât cel implicit, faceți clic pe buton Naviga și alegeți folderul de destinație pe care îl preferați.
Dacă doriți, puteți arhiva și e-mailurile selectând diferite setări în funcție de folderele cărora le aparțin mesajele. Pentru a face acest lucru, accesați fila Acasă Outlook (situat în partea stângă sus), faceți clic dreapta pe numele fisierului în care doriți să stocați mesaje (de ex. E-mail primit, Mail trimis, etc.) din bara laterală stângă și selectați elementul Proprietate… din meniul care apare.
În fereastra care se deschide, selectați fila Arhivare automată și alegeți setările pe care le preferați: de exemplu, puteți seta un termen personalizat și un folder de destinație pentru arhivarea mesajelor, plasând o bifă lângă elemente Arhivați folderul utilizând aceste setări este Mutați elementele vechi în și apoi alegerea setărilor dorite. Ușor, nu?
Și dacă vă întrebați, puteți arhiva și mesaje individuale: pentru a face acest lucru, localizați e-mailul pe care doriți să îl arhivați în căsuța de e-mail, faceți clic dreapta pe previzualizarea mesajului și selectați elementul Arhiva din meniul care se deschide. Alternativ, selectați e-mailul de arhivat și apăsați butonul Arhiva de pe card Acasă.
Toate mesajele arhivate vor ajunge în dosar Arhiva: deschizându-l puteți face clic dreapta pe mesajele arhivate individuale și, din meniul care se deschide, le puteți șterge făcând clic pe element Șterge, mutați-le într-un alt folder apăsând pe element Mișcare și așa mai departe.
macOS
Pe versiunea pentru macOS Din păcate, funcția care vă permite să arhivați automat cele mai vechi e-mailuri pe care le-am menționat în paragraful anterior nu este disponibilă. Cu toate acestea, puteți crea reguli pentru a arhiva automat e-mailurile care au anumite caracteristici particulare (de exemplu, cele care provin de la aceeași adresă de e-mail.
Pentru a face acest lucru, faceți clic pe fila Acasă, apasă butonul Reguli situat în colțul din dreapta sus, faceți clic pe element Creați o regulă ... și, în caseta care se deschide, definiți condițiile regulii folosind meniurile derulante situate în partea de sus a formularului. În secțiune Faceți următoarea acțiune, deschideți meniul derulant, selectați elementul Mută in director și, în meniul derulant din dreapta, selectați elementul Alegeți dosarul ....
În formularul care se deschide, tastați numele fisierului în care să mutați e-mailurile care îndeplinesc condițiile pe care tocmai le-ați indicat (de ex. Arhiva), selectați-l și apăsați butonul Alege. În cele din urmă, apăsați butonul O.K: toate e-mailurile care îndeplinesc condițiile pe care le-ați inclus în regulă vor ajunge automat în arhivă!
Dacă doriți, puteți arhiva manual unul sau mai multe e-mailuri după cum urmează: accesați dosarul contului în care sunt prezente e-mailurile de arhivat (de ex. E-mail primit), localizați mesajul pe care doriți să îl arhivați, faceți clic dreapta pe previzualizarea acestuia și selectați elementul Arhiva din meniul care se deschide.
Alternativ, selectați mesajul de arhivat și apăsați butonul Arhiva situat în partea de sus sau, dacă lucrați de pe un MacBook sau un iMac la care este conectat un trackpad, poziționați cursorul pe mesajul care vă interesează, pe măsură ce două degete glisează de la dreapta la stânga pe suprafața trackpadului și apoi apăsați butonul verde Arhiva care apare în dreapta mesajului.
Toate mesajele pe care le arhivați vor fi mutate în dosar Arhiva: deschizându-l puteți face clic dreapta pe mesajele arhivate individuale și, din meniul care se deschide, le puteți șterge făcând clic pe element Șterge, mutați-le într-un alt folder apăsând pe element Mișcare și așa mai departe.
Pagina de autentificare Outlook.com, apasă butonul Autentificare, introduceți fișierulAdresa de e-mail care conține e-mailurile pe care doriți să le arhivați, faceți clic pe buton Redirecţiona, introduceți fișierul parola din contul dvs. în câmpul text corespunzător și apoi apăsați butonul Autentificare.
Odată conectat, selectați din coloana din stânga folderul care conține mesajele de arhivat (de ex. E-mail primit, Corespondentă nesolicitată, etc.), apoi localizați e-mailul de interes, faceți clic dreapta pe previzualizarea acestuia și selectați elementul Arhiva în meniul care se deschide. Alternativ, după selectarea unui mesaj prin plasarea unei bife pe el, apăsați butonul Arhiva situat în bara de sus.
În caz de gânduri secundare, puteți muta mesajul arhivat în „folderul original”, după cum urmează: apăsați fila Arhiva aflat în coloana din stânga, faceți clic dreapta pe previzualizarea mesajului și faceți clic pe elemente Mutare> [Nume folder în care să mutați mesajul] (ex. E-mail primit). De asemenea, puteți muta mesajul selectându-l și apăsând pe subtitrări Mutați la> [Numele folderului în care se mută mesajul] (ex. E-mail primit) care se află în bara de meniu din partea de sus.
Dacă doriți să ștergeți un mesaj arhivat, plasați cursorul mouse-ului peste previzualizarea acestuia și faceți clic pe pictograma coș de gunoi care apare sau, dacă preferați, faceți clic dreapta pe previzualizarea e-mailului și selectați elementul Șterge în meniul care se deschide. Simplu, nu?
Android sau iOS? Vă garantez că nici în acest caz operația pe care sunteți chemat să o efectuați nu este deloc complicată: tot ce trebuie să faceți este să identificați e-mailurile de interes și să apăsați comanda corespunzătoare care vă permite să le arhivați.
După ce porniți aplicația Outlook pe dispozitiv, conectați-vă la contul dvs. (dacă este necesar), atingeți butonul Poștă (pictograma fișierului plic scrisoare situat în partea stângă jos) și, în ecranul care se deschide, apasă butonul (≡) situat în colțul din stânga sus pentru a selecta caseta care conține mesajele de arhivat (de ex. E-mail primit, Mail trimis, etc.).
În acest moment, localizați mesajul pe care doriți să îl arhivați și creați unul glisați de la dreapta la stânga în previzualizarea sa și, ca prin „magie”, va apărea butonul verde Arhiva: continuați să trageți degetul spre stânga pentru a arhiva mesajul selectat și atât.
Pentru a vizualiza mesajele pe care le-ați arhivat, atingeți din nou butonul (≡) plasat în partea stângă sus și apasă pe element Arhiva. Dacă doriți să readuceți un mesaj arhivat în căsuța de e-mail, tot ce trebuie să faceți este să faceți unul din nou glisați de la dreapta la stânga pe previzualizarea mesajului în sine; în timp ce, dacă doriți să ștergeți unul dintre e-mailurile arhivate, trebuie mai întâi să îl deschideți atingând previzualizarea acestuia și apoi să apăsați pictograma coș de gunoi în dreapta sus. Mai ușor de atât?!
Arhivați e-mailurile Outlook în alți clienți de e-mail
Pentru a încheia, vreau să vă dau câteva „sfaturi” despre cum se arhivează e-mailurile Outlook în alți clienți de e-mail. Dacă v-ați configurat adresa de e-mail Outlook la alți clienți, este posibil să fiți interesat să știți cum să procedați și vă voi răspunde imediat!
- Windows 10 Mail - apasă butonul (≡) aflat în partea stângă sus, selectați folderul care conține mesajele de arhivat (de ex. E-mail primit), faceți clic dreapta pe previzualizarea e-mailului și selectați elementul Arhiva din meniul care se deschide.
- Apple Mail - dacă folosești Poștă sus Mac, selectați folderul care conține mesajele care trebuie arhivate din bara laterală stângă (de ex. Intrare> Live), faceți clic dreapta pe previzualizarea mesajului și selectați elementul Arhiva sau, alternativ, selectați mesajul și apăsați butonul Arhiva așezat în vârf. Sus iPhone este iPadîn schimb, localizați mesajul de arhivat, glisați de la dreapta la stânga în previzualizarea acestuia (fără a ajunge la capătul stâng al afișajului, altfel mesajul va fi șters direct), apăsați butonul (…), atingeți elementul Mutați mesajul ... și apăsați pe element Arhiva.
- Mozilla Thunderbird - selectați din bara laterală din stânga folderul care conține e-mailurile de arhivat, faceți clic dreapta pe mesajul pe care doriți să îl arhivați și selectați elementul Arhiva din meniul care se deschide.