Cum de a scrie un e-mail formal

Doriți să depuneți cererea dumneavoastră pentru a participa la un nou interviu de angajare? Aveți nevoie să contactați anumiți clienți pentru a le oferi un nou produs / serviciu pe care îl oferiți? În ambele cazuri este foarte probabil că trebuie să scrieți un e-mail formal cu care să vă atingeți scopul.

Din moment ce nu sunteți foarte familiarizați cu e-mailurile formale, cu toate acestea, ați dori niște "sfaturi" despre cum să procedați. Am ghicit? Așa că știți că tocmai ați ajuns la locul potrivit la momentul potrivit! În următoarele secțiuni, de fapt, voi arăta firul și să semnezecum să scrie un e-mail oficialurmând câteva măsuri de precauție simple care au de a face cu alegerea obiectului, felicitări inițiale și cele finale și organizarea corpului mesajului .

Deci, vrei să afli care sunt precauțiile la care mă refer? Da? Excelent! Nu trebuie să faceți nimic altceva decât să vă simțiți confortabil, să vă concentrați pe citirea paragrafelor următoare, să implementați "sfaturile" pe care vi le voi da și apoi să continuați cu scrierea și trimiterea e-mailului. Vă urez bun lectură și mai presus de toate, vă doresc un noroc mare pentru tot! Index

• Cum se scrie subiectul unei
• de e-mail formală Cum de a introduce o
• oficială de e-mail Cum de a organiza corpul mesajului
• Cum se spune la revedere într-un

e-mail formală Cum de a scrie subiectul unui e-mail

formală Una dintre cele mai importante aspecte pe care acordând atenție atunci când scrieți un e-mail formal estesubiect al mesajului. A neglija acest aspect ar fi o greșeală aproape de neiertat. Din ce motiv? Nu este nevoie să înțelegeți prea mult: obiectul este unul dintre primele lucruri care vor observa destinatarul căruia îi veți trimite e-mailul și, în consecință, dacă nu este bine scris, nu numai că nu ar putea atrage atenția dorită, ci chiar ar putea atrage destinatarul să distrugă imediat mesajul.

Dacă nu doriți ca un astfel de lucru să se întâmple, atunci când vă pregătiți să compuneți subiectul unui e-mail formal, acordați atenție următoarelor aspecte.

• Fii explicit- obiectul trebuie să înțeleagă în mod clar și fără echivoc care este "tema" generală a mesajului. Nu trebuie să fie înșelătoare sau fumător: trebuie să meargă drept.
• Fii scurt și concis- dacă obiectul este excesiv de lung și complex, destinatarul nu va fi încurajat să deschidă e-mailul și să citească conținutul acestuia, deci să fie scurt și concis.
• Nu mergeți off-track- obiectul nu trebuie să se abată de la mesajul din e-mail. Dacă solicitați un interviu de angajare, puteți utiliza un obiect cum ar fi "Candidatulpentru postul de ...", fără a indica locul de muncă actual, interesul pe care îl acordați companiei care a publicat anunțul de muncă și așa mai departe. Puteți include toate aceste informații în corpul mesajului, precum și în curriculum vitae.

Cum să introduceți un e-mail formal

După ce ați înțeles ce măsuri să utilizați în legătură cu obiectul unui e-mail formal, acum este momentul să treceți la compunerea reală a mesajelor: să începem cu introducerea.

Una dintre primele diferențe care captează ochiul atunci când comparăe-mail-uri informale prin e-mailuri electronice prin e-mailuri oficiale suntsaluturi introductive. Dacă trimiteți un e-mail prietenului dvs. vechi, puteți începe cu ușurință cu un frumos "Hello!", dar discursul se schimbă decisiv dacă scrieți un e-mail formal, deoarece este adresat unei persoane sau unei companii cu care nu aveți o relație confidențială.Din acest motiv, se obișnuiește să se înceapă de e-mail formal cu o condițieadjectiv(de ex.

Dragi,DragisauDragi), urmat eventual detitlu de identificaredestinatarul mesajului, cum ar fiDl. ./Dna ca o abreviere pentru Domnul / doamna, dr./Dr. ca o abreviere pentru doctor / doctor, etc.Nu ai idee ce adjectiv să folosești? Iată câteva clarificări în această privință. Buna sau

• Dragi - Împrejurările de adjective care pot fi utilizate în cazul în care e-mail pe care îl scrieți se adresează unei persoane care nu cunosc deloc sau că merită respect deosebit și reverență (așa-numitulrelație asimetrică). De exemplu, puteți lua una dintre aceste două adjective dacă scrieți la un client important, un potențial angajator, un profesor sau o altă persoană celebru. Draga- aceasta este adjectivul pe care o puteți utiliza dacă e-mailul pe care îl scrieți se adresează unei persoane să vă amuz o relație simetrică
• , sau atunci când contactați pe cineva știi deja și cu care aveți un minim de încredere (de exemplu, un coleg de muncă, un superior pe care îl cunoașteți de mult timp etc.).Dacă starea formula + titlu adjectiv par un pic „prea«ipsos», puteți opta pentru utilizarea unui Salute un pic“ mai puțin formal (de ex.Alo, alo

,Bună seara, etc. ). De asemenea, în cazul în care adresa de e-mail la care redirecționează e-mail nu este nominal (de exemplu, nu și-a exprimat numele complet al destinatarului pe care doriți să trimiteți mesajul), ar fi mai bine să scrie înainte de salutul inițial destinatarului specific căruia i se adresează e-mail (de ex. „Attn Nume Prenume“ sau „de birou în atenția fel ...“).După compunerea de e-mail de deschidere cuvinte, sau salutul circumstanta (sau salut mai puțin formală), urmat de titlul și numele destinatarului (sau destinatarilor),se introduce o virgulă după salut și du-te din nou pentrucontinuați cu versiunea actuală a mesajului.

Cum de a organiza corpul mesajuluiDupă trecerea „stânca“ a salutul de la început, trebuie să organizeze

corpul mesajului, în care puteți diseca în detaliu subiectul pe care ați indicat în subiect. În cazul în care destinatarul mesajului pe care nu o cunoașteți deja, este o practică bună

face o scurtă prezentare în care vă explicați pe scurt cine sunteți și de ce te-ai decis să trimită un e-mail.După ce (posibil) a prezentat, puteți trage în cele din urmăcorpul mesajului. Procedând astfel, luați în considerare următoarele aspecte.

Du-te direct la punctul - evita pierd în politețuri inutile (saluturile inițiale decât suficient) și du-te direct la punctul reiterând destinatarului de ce ați contactat (dacă nu ați făcut deja în eventuala prezentare). În acest sens, puteți începe cu corpul de expresii cum ar fi "Eu scriu despre...

• ", "TheContact pentru a ilustra ..." sau "I-am scris pentru că ...".Fii concis- amintiți-vă că scrieți un e-mail, nu un roman. Fiind concis va evita în mod inutil obositoare interlocutorul cu spire inutile de expresie și de a dovedi-te pentru a avea un proprietăți sintetice bune (plus un
• mai mult, care ar putea afecta în mod pozitiv un potențial angajator sau client). Asigurați-ordine - „grele“, cel mai bun mod de a face acest lucru este de a organiza corpul mesajului în paragrafe, astfel încât să facă textul mai ușor de citit și mai puțin
• Atenție la gramatică - înainte de a trimite e-mail, asigurați-vă că este corect din punct de vedere gramatical. Dacă dispozitivul de pe care desenați sus mesajul verificatorul automat este activ, aveți grijă ca acest lucru nu schimbă textul într-un mod inadecvat (uneori corectoarele poate interpreta gresit unele fraze prin schimbarea automată „și
• "în"este","are"în"an", etc.).Folosiți corect punctuația- utilizați virgule, puncte și punct și virgulă în cazul în care este necesar să rupeți frazele și perioadele. În schimb, evitați să utilizați puncte suspensive și semne de exclamare.Trageți din vocabularul dvs.
• - dacă utilizați termeni pe care nu le înțelegeți pe deplin sau chiar nu știți deloc, riscați să le folosiți în mod necorespunzător și să vă faceți un nebun al tău. Dacă nu sunteți sigur despre utilizarea unui termen, faceți o scurtă căutare pe Internet, probabil folosind un dicționar online bun.
• Raportul prezența atașamentelor - ar trebui întotdeauna
• raportează prezența atașamentelor înde e-mail (mai ales dacă atașați fișiere de mari dimensiuni), indicând conținutul și dimensiunile lor (în cazul în care acestea sunt prea grele) : destinatarul are dreptul să știe ce va vedea atunci când va deschide documentul pe care l-ați trimis.După ce a compus corpul de e-mail, după sfatul de mai sus, nu uitați să citiți cu atențietextulcăutarea de erori. Dacă observați o expresie incertă, nu vă temeți să modificați corpul mesajului și să faceți corecțiile necesare.

Cum să spun la revedere într-un email oficialOdată ce ați finalizat redactarea organismului de e-mail, va trebui să procedeze cusalutări finală

. Nu aveți ideea cea mai slabă despre cum ar trebui să luați concediu

într-un e-mail formal? Depinde de saluturile introductive pe care le-ați ales și de tonul pe care l-ați folosit în corpul mesajului.Dacă ați introdus cu o formulă, cum ar fi „Dragă domnule.“ sau „Dragă Dr..

“, ar fi potrivit să spunem salut și la revedere cu un salut final deformale, cum ar fi „Cu sinceritate“, „Cel mai bunSalutări"o"Cu stimă".În cazul în care saluturile inițiale au folosit o formulă mai puțin formal, poate „Dragă Dr.“ sau chiar „Bună dimineața / Bună seara, d-na

“ s-ar putea spune salut si la revedere cu un final deSalutemai puțin formale, cum ar fi „Ai ofrumos"o"Bună ziua / Bună seara".Dacă doriți, puteți profita de saluturile finale pentru a încuraja destinatarul mesajului să răspundă cât mai curând posibil. Cu toate acestea, el folosește un ton bun și blând. Ar fi incorect (ca și neproductiv) să folosești expresii precum "Răspunde-mi cât de repede poți" sau "Te rog să răspunzi la mesajul meu cât mai curând posibil

". Ar fi mai bine să utilizați tonuri de un pic „mai mult«moale», probabil fraze de genul«Așteaptă cu nerăbdare feedback-ul dvs. fel, am extind salutul meu»sau«În așteptarepentru raspuns, eu salut clar».După alegerea formei de concediu pe care par a fi mai potrivit mesajului pe care tocmai ați compus, aplică semnătura dumneavoastră(puteți include pur și simplu numele dvs.

sau introducețidvs. completa semnătură, inclusiv informațiile dvs. de contact). În cele din urmă, recitiți din nou e-mailul și trimiteți-l destinatarului dacă totul este OK.