Ați creat un document în care există liste de nume sau obiecte, ați dori să le aranjați în ordine alfabetică, dar nu știți cum să o faceți? Nicio problemă, Word integrează o funcție convenabilă care vă permite să aranjați elementele dintr-o listă sau o listă în ordine alfabetică strictă, totul complet. Și nu se oprește aici!
Poate că nu toată lumea știe acest lucru, dar Word poate, de asemenea, să reordoneze conținutul unui tabel, aceasta înseamnă că, dacă în documentul dvs. există un tabel care conține nume, date sau alte informații, puteți utiliza funcția de sortare a programului pentru a aranja toate celulele în ordine alfabetică, numerică (în cazul datelor) sau inversă (de la Z la A). Credeți sau nu, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe un buton, să alegeți criteriile după care să sortați informațiile din document și atât.
Deci, poți să știi ce mai aștepți? Citiți informațiile de mai jos și aflați imediat cum se sortează alfabetic pe Word. În tutorial voi folosi Office 2016 pentru Windows, dar indicațiile se aplică și versiunii Mac a suitei și edițiilor mai vechi ale Office (până în 2007). Lectură bună și distracție bună ... sau muncă bună, în funcție de punctul tău de vedere!
Aranjați o listă în ordine alfabetică
Să începem cu cea mai simplă operație, adică prin aranjarea unei liste de nume sau obiecte în ordine alfabetică. După cum se poate înțelege cu ușurință, primul pas pe care trebuie să îl faceți este să deschideți documentul care conține lista sau lista care urmează să fie aranjată în ordine alfabetică și să selectați cu mouse-ul toate numele sau elementele din acesta din urmă.
În acest moment, faceți clic pe buton Fel aflat în filă Acasă Word (pictograma cu literele LA este Z situat în partea superioară centrală) pentru a apela funcțiile de sortare automată. În fereastra care se deschide, asigurați-vă că în meniul derulant Filtrează după opțiunea este selectată Paragrafele, alegeți opțiunea Text din meniul derulant Tip și faceți clic pe buton O.K pentru a aranja numele sau termenii selectați în ordine alfabetică.
Sortează alfabetic pe Word este o operațiune atât de simplă încât puteți, de asemenea, să sortați elementele unei liste sau a unei liste invers, de la Z la A. Știați? Nu? Încercați deci singur: selectați elementele din lista pe care doriți să le reordonați cu mouse-ul și faceți clic pe buton Fel găsit în secțiune Paragraf a cardului Acasă de Cuvânt.
În fereastra care se deschide, selectați elementul Paragrafele din meniul derulant Filtrează după, alegeți opțiunea Text din meniul derulant Tip, puneți bifa lângă element Descendentă care este în dreapta și faceți clic pe buton O.K pentru a sorta elementele selectate în ordine alfabetică inversă.
Dacă doriți să reordonați o serie de cifre sau date, urmați aceeași procedură pe care tocmai am văzut-o împreună pentru nume și obiecte și selectați elementul Număr sau Data din meniul derulant Tip in loc de Text. Mai ușor de făcut decât a spus!
Pentru a salva rezultatul final, faceți clic pe buton Dosar / Birou Cuvânt (stânga sus) și selectați elementul Salvați pentru a suprascrie documentul existent sau Salvați cu numele pentru a crea un fișier nou.
Organizați un tabel alfabetic
Word vă permite să sortați conținutul tabelelor în funcție de diferite criterii. Dacă există un tabel în documentul dvs. care conține nume, numere sau date, puteți să sortați totul într-o mână, să vedem cum.
Primul pas pe care trebuie să îl faceți este să faceți clic în orice celulă a tabelului, selectați fila Aspect care apare în dreapta sus și faceți clic pe buton Fel care se află în colțul din dreapta sus al ecranului.
În fereastra care se deschide, utilizați meniul derulant Filtrează după pentru a selecta criteriul după care se sortează valorile tabelului. Criteriile care pot fi selectate sunt titlurile coloanelor care alcătuiesc tabelul, în exemplul meu i nume de oameni, titlurile de cărți împrumutate către acesta din urmă și data la care împrumutul a început, așa că pot alege dacă aranjez celulele în funcție de numele persoanelor, titlurile cărților sau datele de începere a împrumutului. Pentru a evita ca titlurile coloanelor să fie incluse în reordonarea alfabetică, trebuie să puneți bifa lângă element are un rând de antet care se află în partea stângă jos.
În meniul derulant Tip trebuie indicat tipul de date care urmează să fie organizat. Apoi selectați opțiunea Text dacă doriți să reordonați numele persoanelor, orașelor sau obiectelor, opțiunea Număr dacă doriți să reordonați unele cifre sau opțiunea Data dacă doriți să reordonați datele. Apoi specificați dacă doriți să creați o comandă creştere (de ex. A-Z) sau in scadere (de ex. Z-A) plasând bifa lângă elementul corespunzător și făcând clic pe buton O.K pentru a aplica modificările.
Dacă există două sau mai multe valori identice în tabel, puteți seta un criteriu secundar prin care să sortați celulele prin meniul derulant Apoi sortează după.
Dacă în tabelul dvs. există mai multe valori în aceeași celulă (de exemplu, nume și prenume), separate prin punct și virgulă, file sau alte simboluri, puteți „spune” Word ce valoare să ia în considerare pentru a reordona datele. Pentru a face acest lucru, faceți clic în orice celulă a tabelului, selectați fila Aspect care apare în dreapta sus și faceți clic pe buton Fel.
În fereastra care se deschide, faceți clic pe buton Opțiuni și alegeți caracterul utilizat pentru separarea valorilor în celule (de ex. punctele și virgulele, intabulari sau alte), apoi faceți clic pe buton O.K, extindeți meniul derulant Filtrează după pentru a seta criteriile după care să reordonați tabelul și să utilizați meniul derulant Folosind pentru a alege valoarea care trebuie luată în considerare pentru reordonarea datelor (de ex. numele sau prenumele dacă în coloana tabelului aveți nume și prenume ale unor persoane separate prin punct și virgulă, spații sau alte caractere).
Odată ce totul este configurat, faceți clic pe buton O.K iar tabelul dvs. va fi reordonat conform parametrilor pe care i-ați setat.
Pentru a salva rezultatul final - vi l-am explicat deja - faceți clic pe buton Dosar / Birou Cuvânt (stânga sus) și selectați elementul Salvați sau vocea Salvați cu numele în funcție de dacă doriți să suprascrieți documentul existent sau să creați unul nou.