V-ați organizat sărbătorile și veți fi în afara orașului pentru câteva zile. Acum totul este gata, dar lipsește un singur lucru: avertiza colegii și clienții că nu veți fi acolo în acele zile și nu veți putea răspunde la niciunul dintre e-mailurile lor. Pare o slujbă lungă, nu? În realitate acest lucru nu este cazul, deoarece puteți rezolva prin funcționalitatea răspuns automat de cutii de e-mail. Procedând astfel, oricine vă contactează va primi un răspuns de la dumneavoastră, în care veți avertiza că nu sunteți disponibil în prezent.
Bine! Pun pariu că tocmai asta căutați. Cum spui? Aveți o cutie poștală Outlook și doriți să știți dacă această caracteristică este disponibilă? Răspunsul este afirmativ și în câteva momente vă voi explica cum să-l activați. De fapt, în ghidul de astăzi, vă voi arăta cum să configurați răspunsul automat Outlook fie direct din Webmail, fie prin intermediul software-ului Outlook pentru Windows și macOS (indiferent de cutiile poștale configurate în interiorul acestuia).
Abia aștept să încep să citesc sfaturile pe care le-am scris în acest tutorial al meu? Dacă acesta este cazul, să nu mai pierdem timpul și să începem imediat. Așezați-vă confortabil și acordați atenție procedurilor pe care vi le voi indica, pentru a fi sigur că configurați un răspuns automat pentru a fi utilizat în cutia poștală Outlook și nu numai. Vă doresc o lectură bună și, mai presus de toate, o treabă bună!
Outlook webmail, procedura de urmat este simplă. Mai întâi, accesați linkul pe care vi l-am dat și conectați-vă la cutia poștală Outlook cu acreditările contului dvs. Microsoft.
Odată conectat, veți fi direcționat către caseta Outlook pentru a citi și compune e-mailuri. În ecranul principal, faceți clic pepictogramă cu un angrenaj, pe care îl găsiți amplasat în partea dreaptă sus și, în caseta care vi se afișează, selectați elementul Vizualizați toate setările Outlook, pe care îl găsiți mai jos.
După ce ați făcut acest lucru, pe ecranul pe care îl vedeți, selectați articolele Poștă > Răspunsuri automate, pentru a accesa panoul de configurare a răspunsurilor automate. Apoi deplasați maneta din OPRIT la PE lângă formulare Activați răspunsurile automate, astfel încât să activeze funcționalitatea.
În acest moment, tot ce trebuie să faceți este să configurați răspunsul automat. Pentru aceasta, utilizați caseta de text de mai jos pentru a compune mesajul care urmează să fie trimis automat de fiecare dată când primiți e-mailul de la orice expeditor. Veți avea un editor HTML avansat pentru a formata textul după bunul plac.
Acum trebuie să decideți dacă răspunsul automat trebuie configurat pe toate contactele (setare implicită) sau numai pe propriile contacte stocate în agenda Outlook. În acest din urmă caz, trebuie pur și simplu să puneți o bifă în caseta de mai jos Trimiteți răspunsuri numai persoanelor de contact.
Sistemul pentru trimiterea răspunsurilor automate poate fi configurat să funcționeze numai într-un anumit interval de timp, astfel încât să puteți fi siguri că această funcționalitate începe și se termină chiar dacă nu aveți posibilitatea de a accesa căsuța poștală. Pentru a face acest lucru, bifați caseta Postați răspunsuri numai pe o perioadă de timp și setați Data siprograma începutul și sfârșitul acestei operațiuni automatizate.
După configurarea tuturor parametrilor menționați mai sus, faceți clic pe buton Salvați, situat în colțul din dreapta sus al ecranului. Procedând astfel, de fiecare dată când primiți un e-mail, va fi trimis un răspuns automat în funcție de setările pe care le-ați configurat
Procedura de mai sus poate fi efectuată și pe smartphone este Comprimat, accesând Outlook Webmail prin browserul dispozitivului mobil. După conectare, atingeți pictograma ☰ aflat în partea stângă sus și apasă pe element Răspunsuri automate. Bifeaza casuta Trimiteți răspunsuri automate și efectuați aceeași procedură indicată în liniile anterioare pentru a crea și configura mesajul de răspuns automat la e-mailurile primite.
Vă avertizez că această caracteristică nu poate fi programată pe smartphone-uri și tablete și, prin urmare, va trebui să o dezactivați manual atunci când nu mai aveți nevoie de ea, eliminând bifa din casetă Trimiteți răspunsuri automate.
cum se descarcă Outlook e cum să-l configurați, pentru a afla mai multe despre subiect.
Cu toate acestea, în următoarele capitole vă voi arăta procedura de configurare a unui răspuns automat la Microsoft Outlook, atât prin intermediul clientului desktop disponibil pe Windows, cât și prin cel pentru macOS. Vă avertizez că sistemul de răspunsuri automate este disponibil pentru toate acele cutii poștale care au susținut această funcționalitate în trecut. Clientul nu trebuie să rămână în funcțiune pe computer, deoarece răspunsul automat va fi redirecționat către serverul de e-mail pentru a funcționa chiar și atunci când computerul este oprit.
Pentru conturi configurate în IMAP este POP3cu toate acestea, este posibil ca această caracteristică să nu fie disponibilă. Apoi, puteți consulta acest capitol pentru a utiliza funcția Reguli, care funcționează numai dacă clientul Outlook rulează pe computer.
Windows
Pentru a configura Microsoft Outlook sus Windows atunci când trimiteți răspunsuri automate, urmați procedura pe care vi-o voi arăta în următoarele rânduri, care vă va lua doar câteva minute din timpul dvs.
Mai întâi, pornește Microsoft Outlook, prin pictograma sa de pe desktop sau în meniu start. După ce ați făcut acest lucru, selectați fila Fişier în partea de sus, pentru a deschide un nou ecran și apăsați butonul Răspunsuri automate (în afara biroului).
Vi se va afișa o nouă casetă prin care puteți configura răspunsul automat pentru a fi trimis celor care vă trimit un nou e-mail. Mai întâi, apoi activați caseta Trimiteți răspunsuri automate și decideți dacă setați un interval de timp pentru începutul și sfârșitul procesului automat, activând caseta Trimiteți numai în intervalul de timp și folosind meniurile derulante pentru a alege Data siAcum de început și de sfârșit.
Acum, trebuie doar să compuneți mesajul răspunsului automat. Pentru a face acest lucru, utilizați filele Intern pentru organizație, pentru a configura un mesaj care să fie trimis colegilor dvs. care aparțin aceluiași grup de lucru și / sau Externe organizației, adică să răspundă oricărui expeditor. În acest din urmă caz, trebuie mai întâi să activați caseta Trimiteți răspuns automat utilizatorilor din afara organizației și apoi alegeți dacă acest răspuns trebuie trimis numai contactelor Outlook (Numai Contacte personale) sau oricine (Utilizatori externi organizației).
În cele din urmă, utilizați caseta de text cu editor HTML avansat pentru a crea mesajul de răspuns și apăsați tasta O.K, pentru a confirma operațiunea. Dacă operațiunea are succes, vi se va afișa o notificare pe ecranul principal Outlook, indicând faptul că răspunsurile automate sunt active și că le puteți dezactiva făcând clic pe butonul corespunzător Dezactivați.
macOS
Tot prin Outlook pentru macOS puteți configura răspunsul automat pentru mesajele de poștă electronică primite. Pentru a face acest lucru, accesați fila Instrumente și apăsați butonul Offsite.
În noul ecran care vi se afișează, puneți o bifă în casetă Trimiteți răspunsuri automate pentru cont. În acest moment, utilizați caseta de text Răspundeți o dată fiecărui expeditor cu pentru a completa mesajul care va fi utilizat în răspunsul automat. Apoi puneți o bifă în casetă Trimiteți răspunsuri numai în această perioadă de timp, pentru a configura Data siAcum începutul și sfârșitul operației automatizate.
Dacă doriți să trimiteți un răspuns și expeditorilor externi echipei dvs. de lucru, puteți activa caseta De asemenea, trimite răspunsuri expeditorilor din afara organizației, tastând textul în zona de text corespunzătoare și apoi alegând opțiunile Numai expeditorilor incluși în lista de contacte, pentru a trimite răspunsuri numai membrilor cărții de adrese sau Trimiteți tuturor expeditorilor externi, adică la orice adresă de e-mail, inclusiv la cele din buletine informative. După ce ați finalizat configurarea răspunsului automat, apăsați butonul O.K a confirma.
Utilizați regulile Outlook pentru a configura un răspuns automat
În Microsoft Outlook de asemenea, puteți configura un răspuns automat pentru acele adrese de e-mail configurate în IMAP sau POP3 sau casete care nu acceptă această funcționalitate de la Microsoft. Cu toate acestea, răspunsurile vor funcționa numai dacă Outlook rulează pe computer, deoarece va fi utilizată funcționalitatea Reguli, despre care vă voi spune în paragrafele următoare.
Windows
Sus Windows, start Outlook și faceți clic pe buton Mesaj de e-mail nou, situat în stânga în filă Acasă. Apoi completați mesajul text pentru răspunsul automat, inclusiv subiectul, apoi faceți clic pe elemente Fişier > Salvați cu numele, alegând ca format Șablon Outlook OTF.
După salvarea răspunsului automat în OTF, este timpul să-l configurați într-o regulă Outlook. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe fila Fişier și apoi apăsați butonul Reguli și avertismente. În ecranul care vi se afișează, faceți clic pe buton Noua regulă și alegeți opțiunea Aplicați regula tuturor mesajelor primite, apoi apăsând pe Redirecţiona.
În acest moment, apăsați din nou butonul Redirecţiona, fără a selecta nicio opțiune și confirmați alegerea făcând clic pe Da. În ecranul următor, alegeți caseta Răspundeți folosind un șablon specific și faceți clic pe formularea Model specific pe care o găsești mai jos. Apoi explorează folderele de pe computer pentru a găsi fișierul OTF salvat anterior și apăsați butonul Tu deschizi.
Acum, apăsați butonul Redirecţiona de două ori la rând și, în cele din urmă, pe cel numit Sfârșit. Procedând astfel, se va crea o regulă care va trimite un răspuns automat la toate mesajele primite când se execută Outlook. Pentru a o dezactiva, reveniți la secțiune Reguli și avertismente și ștergeți regula din listă, utilizând butonul corespunzător Șterge.
macOS
Sus macOSÎn schimb, configurarea unui răspuns automat prin regulă este mai ușoară decât procedura pentru Windows. Selectați fila Organiza și apăsați butonul Reguliprin selectarea elementului Editați regulile, din caseta care vi se arata.
După ce ați făcut acest lucru, faceți clic pe intrare IMAP sau POP în stânga, pe baza modului în care ați configurat cutia poștală și apăsați butonul + pe care îl găsiți mai jos, pentru a crea o nouă regulă. În secțiune Faceți următoarea acțiune, apasa butonul + în dreapta și faceți clic pe meniul derulant corespunzător elementului Mutați mesajul. Apoi selectați elementul Răspuns și faceți clic pe caseta de lângă acesta Text de răspuns. Apoi tastați răspunsul pentru a trimite și apăsați tasta O.K. Apăsați din nou butonul O.K pentru a confirma crearea regulii.