Seful a petrecut o foaie de calcul care conține scadențele ultimul trimestru, solicitând analiza conținutul lor și de a crea rapoarte de sinteză care urmează să fie prezentat la următoarea reuniune. Ai evita mai degrabă acest lucru fără griji, dar este o parte din munca ta si cu siguranta nu te poți întoarce din acest motiv, sunteți în căutarea unei soluții care vă poate ajuta în acest demers și nu necesită o experiență deosebit de mare de calcul, care, din păcate, nu au.

Ce se întâmplă dacă ți-am spus că cele mai populare programe de management, foi de calcul, cum ar fi Microsoft ExcelLibreOffice și, au acces la un instrument foarte puternic și potrivite pentru acest scop? Ei bine, asta e: Acest instrument se numeștetabel pivot și vă permite să creați o „listă“ (cu operații automate atașate pe valori numerice care urmează să fie prelucrate) dintr-un set de date într-o foaie de calcul în câteva clicuri .

Cum spui? Acum sunt intrigat și ar dori să înțeleagăcum de a crea un tabel pivot pentru a te seful tauși de a crea raportul pe care are nevoie? Atunci nu ezita nici mai mult și citiți cu atenție toate instrucțiunile pe care le voi să vă dau în următoarele rânduri: Eu pot garanta că, la sfârșitul acestui ghid, va fi capabil să-și îndeplinească sarcina la perfecțiune. În acest moment, vă pot dori doar o citire bună și o muncă bună!

  • Preparate Acasă Crearea unui tabel pivot cu Microsoft Excel
    • Exploatați tabelul Crearea unui tabel pivot cu LibreOffice Calc Pregătiri

    Înainte de a continua și de a înțelegecum de a crea un tabel pivot, ar trebui să spun câteva cuvinte cu privire la utilizarea din tabelele de acest tip, fără a uita formatul foii de lucru din care ar trebui să începem.

    Exact așa cum am menționat în barurile introductive ale acestui tutorial, o PivotTable este o metodă „alternativă“ pentru a rearanja datele deja prezente într-o foaie de calcul: de fapt, este posibil să se exploateze un tabel pivot pentru a obține un rezumatrapid dar complet, informațiile de care dispune, cu posibilitatea de a le ordona și să le combine la sentimentul pe care trebuie să ia în considerare, fără a schimba structura foii de calcul de pornire.

    Cu alte cuvinte, un tabel pivot oferă posibilitatea de a analiza dintr-o privire datele dintr-o foaie de calcul, fără a fi nevoie să învețe cum să folosească formule și macro-uri: doar pentru a vă oferi un exemplu, având în vedere setul de cheltuieli de exploatare o casă, puteți crea un tabel pivot pentru a afișa „on the fly“ ieșiri pentru fiecare lună a anului și fiecare cauzalitate (facturi, cheltuieli medicale, educație, și așa mai departe), în loc să adăugați manual - și în funcție de categoria aleasă - elementele fiecărei coloane.

    Pentru programul (în acest ghid vom folosi ca exempleMicrosoft ExcelșiLibreOffice Calc) este capabil să genereze un tabel pivot care conține date exacte, este necesar ca datele din foaia de plecare sunt bine structurateși răspunde unei serii de condiții specifice, pe care o voi enumera mai jos.

    • Dacă PivotTable trebuie să conțină anteturi, foaia de lucru trebuie să conțină și anteturi.
    • Linileale antetului, dacă există, trebuie să precede imediat rândurile de date, fără nici o separare.
    • În foaia de calcul inițială sau cel puțin în domeniul de date pentru care este construită masa pivot,nu trebuie să existe linii goale.
    • Datele conținute în coloanele trebuie să fie omogen, astfel încât acestea să poată fi combinate (adăugate, se scade, inmultit, sortate, numărate și așa mai departe) pe care le creați PivotTable. Aceasta înseamnă, de exemplu, că într-o coloană ipotetică "Sumă" ar trebui să existe numai și numai valori numerice, în raport cu sumele din moneda aleasă.

    În următoarele părți ale acestui tutorial, mă voi referi la o foaie de calcul care conține o declarație de ieșiri pentru costurile lunare casnice: coloanaA conținede referință luna, coloana Bcategoriadell ' ieșire și, în final, coloanaCconține suma relativă în euro.

    În ceea ce privește versiunile programelor, în acest ghid mă voi referi la Microsoft Excel 2016 și LibreOffice Calc 5, ambele care rulează pe platformaWindows. Aceleași instrucțiuni pot fi totuși folosite în siguranță în versiunile anterioare sau ulterioare ale programelor menționate mai sus sau pe alte sisteme de operare decât Windows, de exemplumacOS.

    Crearea unui PivotTable cu Microsoft Excel

    Nu avețiMicrosoft Excelpentru a gestiona foi de calcul? Deci, aceasta este secțiunea potrivită pentru dvs.: în liniile următoare vă voi oferi toate instrucțiunile de care aveți nevoie pentru a crea și administra un PivotTable folosind aplicația produsă de Office.

    Doar pentru a începe, faceți dublu clic pe fișierul Excel care conține datele care urmează să fie procesate, asigurându-vă că foaia de calcul îndeplinește cerințele enumerate mai sus. În cazul în care, cu toate acestea, trebuie să pornească de la un fișier nou, începeMicrosoft Excel, faceți clic pe Blank Workbook, apoi umple documentul astfel creat cu datele pe care doriți să includeți în PivotTable. Dacă doriți să personalizați mai bine noua foaie de calcul, vă sugerăm să consultați ghidul meu despre cum să utilizați Excel pentru a găsi o serie de sfaturi utile.

    Acum, când foaia dvs. de calcul este gata, puteți continua să creați pivotul asociat: selectați, prin tragerea mouse-ului, gama de datepe care doriți să o procesați (sau faceți clic în interiorul unei celule de date) orice pentru a procesa întreaga foaie de lucru), apasă intrareaIntroducețisituat în partea superioară și apoi butonulPivot Table, care se află pe partea stângă.În acest moment, ecranul se duce să deschidă, să aplice un marcaj de selectare de lângă

    vocală Selectați tabelul sauintervalul (dacă este cazul), asigurați-vă căTabelul / Gamaconține toate celulele din tabel (sau de " selectați intervalul de date), puneți semnul de verificare de lângă elementulfoaia de lucru nouăși apăsați butonulOK. Jocul se face: Excel va deschide automat noua foaie de lucru (puteți să vă întoarceți la foaia de calcul anterioară în orice moment folosind tab-urile de mai jos) pregătite pentru prelucrarea datelor prin intermediul PivotTable.Rețineți că antetele din tabel (de exemplu.

    referință Luna,Categorieșide ieșireSuma) devin în acest moment câmpurileale PivotTable, pentru a aranja și de a organiza, în funcție de ceea ce doriți să obțineți .Lucrul la masă

    Înainte de aranjarea câmpurilor în pivotul nou creat, permiteți-mi să vă dau câteva informații generale despre organizarea acestui tip de tabel. O masă pivot, exact așa cum arată fereastra Excel, este compusă în principal din trei zone de interes: zona

    Linia, zonaColoanași zonaValori.În general, se poate spune că câmpurile non-numerice (în exemplul nostru, categoriile de cheltuieli) sunt aranjate în zona

    Riga, câmpurile care conțin date, oresauperioade de referință sunt aranjate în coloane, în timp ce câmpurile numerice(de obicei, cele care trebuie combinate cu operații matematice) sunt adăugate laValori. Ar trebui totuși spus că aranjarea câmpurilor în zonele unei mese de acest tip variază foarte mult în funcție de tipul de "rezumat" ce urmează a fi obținut și de scenariul în care se efectuează analiza.Fără această premisă, este timpul pentru a adăuga câmpuri la PivotTable creat doar: identifică zona

    câmp tabel pivot situat în partea dreaptă a ecranului Excel, apoi selectați cu mouse-ul unul dintre câmpurile disponibile (de exemplu,Luna de referință) și trageți-o în cea mai potrivită zonă a mesei (de exemplu,Columns), apoi repetați operația pentru toate câmpurile pe care doriți să le analizați. În acest exemplu, categoria câmp taxava fi adăugat la linia deși valorilegama de ieșirecâmp Cantitate, astfel încât să se obțină o imagine completă a cheltuielilor totale pentru fiecare lună.În mod implicit, tabelele pivot Excel

    efectuează suma valorilor de dateîn domeniu, în cazul în care acestea sunt numerice, saucount dacă acestea sunt textuale sau inegale; Dacă se dorește, puteți schimba acest comportament prin clic dreapta pe sumacelulei din [Nume coloană]al PivotTable, apoi selectareavoce rezumă valorile din meniul care apare pe ecran. În acest moment, trebuie doar să alegeți operația aritmetică pe care doriți să o efectuați pe datele conținute în câmpul de valori (minim, maxim, mediu și așa mai departe).Dacă se dorește, în loc să afișeze valorile valutare (sau orice alt format numeric), puteți alege să fie afișate în procente: în exemplul de analizăm, acest lucru ar fi foarte util pentru a studia categoria cu procentul de cheltuieli mai mult de mare. Pentru a continua, faceți clic dreapta pe celula valoare sumară (de exemplu,

    Adăugați cantitatea de import) și selectați elementeleAfișați valorile ca>% din suma totală.În mod clar, puteți folosi formatul de valoare care vă convine cel mai bine și mutați câmpurile în diferite zone după cum preferați, până când obțineți imaginea dorită: aceasta este tocmai forța tabelelor pivot! În cele din urmă, vreau să vă reamintesc că tabelul pivot este actualizat automat atunci când sunt adăugate, îndepărtate sau valoare aparținând gamei de date incluse în elaborarea schimbat: Dacă procesul de actualizare nu este imediată, puteți da clic pe butonul Refresh

    atașat la panoulCâmpul Pivot de câmpși situat în partea din dreapta jos.Dacă ați venit atât de departe, înseamnă că aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a construi un PivotTable utilizând Microsoft Excel. Dar vreau să vă reamintesc că posibilitățile de acest program nu se termina aici: dreptul de a vă face unele exemple, puteți genera grafice și histograme, stivuirea lor pentru a crea chiar statistici mai exacte, de a crea mai mult sau mai puțin complexe tabele pentru a gestiona datele de sortare și mult, mult altele. Pe scurt, potențialul acestui software nu este deloc limitat!

    În plus, vă doresc să puteți edita cu fișiere Excel create chiar și pe diferite platforme Winows și MacOS: software-ul este într-adevăr disponibil, deși cu unele limitări, cum ar fi aplicațiile pentru Android, iPhone și iPad (gratuit pentru dispozitive de până la 10.1 „) și modul de utilizare direct din aplicația browser Web.

    Crearea unui tabel pivot cu LibreOffice Calc

    nu utilizați Microsoft Excel pentru a gestiona foile de calcul, dar se referă în schimb la LibreOffice Calc

    ? Nu vă faceți griji, puteți crea cu ușurință tabele pivot folosind acest software! Din nou, regulile referitoare la construcția punctelor de vedere foaia de calcul în secțiunea privind informațiile preliminare: datele trebuie să fie coerente,ordonat și trebuie să existe linii goaleaplică.Acestea fiind spuse, este timpul pentru a pune să lucrați: Deschideți foaia de calcul care conține datele care urmează să fie prelucrate în LibreOffice sau costruiscine una urmând strict regulile menționate mai sus. După aceea, selectați cu mouse-ul în intervalul de date pe care să funcționeze (inclusiv antetele) sau faceți clic pe orice interval de celule pentru a scana întregul tabel, apoi apasă pe meniul Insert

    plasat în partea de sus și selectațivoce Pivot de masă ... din cel din urmă.făcut, să aplice un marcaj de selectare de lângăSelectia curenta

    în panoul mici, care urmează să fie deschis, apasă pe OKși, urmând aceleași reguli pe care am sugerat să vă într-o secțiune Microsoft Excel, aveți câmpurile foaia de calcul (de exemplu.de referință luna, cheltuielileCategoriade ieșire și cantitatea), în domeniile PivotTable corespunzătoare (câmpuri rânduri, câmpurile din coloaneși câmpurile de date).Din nou, acțiunea implicită pe câmpurile de date este suma

    : (ex.cantitate de ieșire) Pentru a schimba acest comportament, dublu-clic pe intrarea făcută pentru ea și selectați operația dorită (suma, numărul, media, mediași așa mai departe) din caseta de selecțieFuncția, apoi apăsândOKpentru a finaliza operația.Pentru a finaliza crearea tabelului pivot, nu faceți clic pe butonulOK

    imediat după, programul afișează noua hârtie care conține tabelul rezultat prin operațiunea anterioară, puteți personaliza grafic Beneficiați de sprijinul buzunarul lateral convenabil, care merge pentru a deschide ecranul.Amintiți-vă Beneficiați de suport pentru procedura de doar afișate, puteți crea toate efectele vizuale din tabelul pivot pe care doriți: pur și simplu a reveni în beneficiul foii de calcul de sprijin filele situate în partea din stânga jos a ecranului Calc, și repetați rearanjarea a diferitelor domenii.